Giao tiếp kém ở công sở hiếm khi lộ ra qua một câu nói hỏng. Nó lộ ra qua việc phải làm lại, qua cuộc họp kéo dài mà không ai nhớ đã chốt gì, qua hai người cùng nghĩ người kia sẽ lo. Phần lớn rắc rối trong công việc bắt đầu từ một câu chưa rõ.
Bài này gom những thói quen nói và nghe dùng được ngay, không cần giọng hay hay vốn từ rộng.
Nói sao để người nghe làm được việc
Khi giao hoặc nhờ việc, người nghe cần biết bốn thứ. Việc gì, đến khi nào, làm đến mức nào thì coi là xong, và hỏi ai nếu vướng. Thiếu một trong bốn, họ sẽ tự đoán.
Hãy so hai câu. Câu thứ nhất là “Em xem giúp chị bảng này nhé”. Câu thứ hai là “Em rà giúp chị bảng doanh số, soát công thức sai và số trùng, gửi lại trước giờ nghỉ trưa mai”. Câu sau dài hơn một chút, nhưng người nhận không phải hỏi lại.
Nói kết luận trước, lý do sau. Người bận chỉ cần nghe câu đầu để biết có liên quan đến mình không. Còn nếu cần thì họ mới nghe tiếp phần giải thích.
Tránh những từ co giãn như “sớm”, “khi nào rảnh”, “cho gọn đẹp”. Mỗi người hiểu một kiểu. Thay bằng mốc giờ, mẫu cụ thể, hoặc một ví dụ làm sẵn.
Nghe để hiểu yêu cầu thật
Nghe là nửa còn lại của giao tiếp, và là nửa hay bị bỏ qua. Nhiều người trong lúc đối phương nói đã nghĩ sẵn câu đáp, nên bỏ lỡ phần quan trọng nhất ở cuối.
Có một cách đơn giản. Nhắc lại yêu cầu bằng lời của mình trước khi đi làm. Ví dụ “Vậy anh cần bản tóm tắt một trang, tập trung vào chi phí, gửi anh trước buổi họp, đúng không ạ?”. Nếu hiểu sai, bạn biết ngay chứ không phải đợi đến lúc nộp bài.
Hỏi lại không phải là yếu. Hỏi đúng chỗ cho thấy bạn nghiêm túc với việc. Hỏi những câu mà chính tài liệu đã trả lời mới gây khó chịu.
Chú ý cả phần không nói thành lời. Sếp hỏi “Em thấy thế nào?” bằng giọng căng thì thường không phải câu hỏi xã giao. Lúc đó, trả lời ngắn và có thông tin sẽ tốt hơn một tràng giải thích.
Nhắn tin và email, giữ cho gọn
Tin nhắn công việc nên đứng được một mình. Người đọc mở ra giữa lúc đang làm việc khác, họ không nhớ bạn đã nói gì ở tin trước.
Một tin nhắn tốt có mở đầu bằng điều cần họ làm, kèm hạn và tệp đính kèm nếu có. Đừng nhắn “Chào anh” rồi chờ anh trả lời “Chào em” mới nói tiếp. Hai bên mất thời gian mà chưa có gì được giải quyết.
Với việc phức tạp hơn, hãy chuyển sang email. Cách viết email để người nhận đọc xong biết phải làm gì đã có bài riêng trên site, không nhắc lại ở đây.
Một nguyên tắc nhỏ. Chuyện nhạy cảm, như góp ý nặng hay báo lỗi lớn, không nên nói qua tin nhắn. Gặp trực tiếp hoặc gọi, rồi nhắn một dòng xác nhận sau đó.
Họp nhóm mà không ai phải ngồi thừa
Cuộc họp tốn kém nhất là cuộc họp không có kết luận. Nếu bạn là người chủ trì, hãy nêu mục tiêu ngay đầu buổi. Nếu bạn là người tham dự, hãy hỏi mục tiêu trước khi nhận lời.
Cuối buổi, chốt lại ba thứ. Ai làm gì, hạn là khi nào, và lần sau xem lại ở đâu. Người ghi chép gửi lại ngay trong ngày, vì để qua hôm sau là mỗi người nhớ một khác.
Khi cần phát biểu, nói một ý rồi dừng. Người nói dài thường quên mất ý chính của mình, còn người nghe thì đã lướt điện thoại.
Góp ý và từ chối mà không mất lòng
Góp ý nên nhắm vào việc, không nhắm vào con người. “Báo cáo này thiếu phần so sánh với kỳ trước” là góp ý. “Em làm ẩu quá” là phán xét, và người nghe sẽ lo tự vệ thay vì sửa.
Khi cần từ chối, hãy nói rõ lý do và đưa một lựa chọn khác. “Hôm nay em đang kẹt bản báo cáo, em nhận được việc này vào sáng mai” rõ ràng hơn nhiều so với một cái gật đầu rồi trễ hạn.
Nhận lời quá nhiều là một lỗi giao tiếp quen thuộc. Bạn tưởng mình được lòng mọi người, nhưng đến lúc không kịp thì cả nhóm cùng chịu.
Báo tin xấu sớm
Có việc sắp trễ, có số liệu sai, có khách phàn nàn. Đó là lúc nhiều người chọn im lặng để hy vọng mọi thứ tự ổn.
Tin xấu báo sớm thì còn sửa được, báo muộn thì chỉ còn giải thích. Cách báo cũng có khuôn. Nêu sự việc, nói mức ảnh hưởng, đưa ra hướng xử lý bạn đề xuất, rồi hỏi sếp cần gì thêm.
Đừng vòng vo. Mở đầu bằng “Em xin báo một việc chưa ổn” là đủ để người nghe chuẩn bị tinh thần.
Luyện từng thói quen nhỏ
Giao tiếp là kỹ năng, nên luyện được. Không cần khoá học để bắt đầu. Hãy chọn một thói quen cho cả tuần và làm đi làm lại.
- Trước khi gửi tin nhắn, đọc lại và hỏi mình người nhận cần làm gì.
- Sau mỗi yêu cầu nhận được, nhắc lại bằng một câu để xác nhận.
- Cuối mỗi cuộc họp, tự ghi ra ai làm gì và hạn nào.
- Khi phải góp ý, viết thử ra giấy rồi bỏ mọi từ đánh giá con người.
Chọn thói quen đầu tiên ngay hôm nay. Tin nhắn tiếp theo bạn gửi đi, hãy thêm vào đó một mốc thời gian cụ thể.