Nghỉ việc là chuyện bình thường. Nhưng cách bạn rời đi sẽ theo bạn khá lâu, vì đồng nghiệp cũ và sếp cũ vẫn có thể là người được hỏi về bạn sau này. Một lá đơn rõ ràng, đúng hạn giúp mọi thứ êm hơn nhiều.
Bài này đi qua ba việc theo thứ tự: xác định thời hạn báo trước, viết đơn, rồi bàn giao. Làm đúng thứ tự thì bạn ít khi phải nói lại hay xin lỗi.
Thời hạn báo trước nằm ở đâu
Con số cụ thể không có trong đầu ai cả. Nó nằm trong hợp đồng lao động của bạn và trong quy định pháp luật lao động hiện hành. Hai nơi này có thể khác nhau về chi tiết, nên bạn cần đọc cả hai.
Hãy mở bản hợp đồng đã ký và tìm điều khoản chấm dứt hợp đồng. Thường nó nằm gần cuối. Đọc kỹ xem công ty yêu cầu báo trước bao lâu, báo bằng hình thức nào và gửi cho ai.
Thời hạn báo trước còn phụ thuộc loại hợp đồng bạn đang ký. Nếu bạn chưa nắm hợp đồng của mình thuộc loại nào, hãy xem lại bài về các loại hợp đồng lao động trên site này. Mỗi loại có cách xử lý khác nhau.
Ngoài ra, thử việc thường có quy định riêng và thường thoáng hơn. Đừng áp quy định của hợp đồng chính thức cho giai đoạn thử việc, hay ngược lại.
Cứ đếm ngày từ lúc đơn được công ty nhận, không phải từ lúc bạn nghĩ ra ý định nghỉ.
Điểm này hay bị hiểu sai. Bạn nộp đơn muộn thì ngày nghỉ cũng lùi theo. Muốn nghỉ vào ngày nào, hãy tính ngược lại rồi nộp đơn sớm hơn một chút cho chắc.
Nên nói với sếp trước khi nộp đơn
Đơn là văn bản chính thức. Còn người quản lý trực tiếp nên nghe tin từ chính bạn, không phải từ phòng nhân sự.
Xin một buổi nói chuyện ngắn. Nói thẳng là bạn quyết định nghỉ và sẽ gửi đơn ngay sau đó. Không cần giải thích dài, càng không cần kể xấu ai.
Sếp có thể giữ bạn lại bằng lời đề nghị mới. Hãy quyết định trước khi vào phòng xem bạn có chịu nghe hay không. Nếu đã quyết thì nói rõ là quyết định cuối, tránh kéo dài vài buổi nói chuyện mà vẫn không đi đến đâu.
Một lá đơn nên có những gì
Đơn xin nghỉ việc ngắn. Một trang là đủ, thường chỉ vài đoạn. Dài hơn không làm bạn lịch sự hơn.
Các phần cần có gồm:
- Tiêu đề và nơi nhận: tên công ty, người nhận là giám đốc, trưởng phòng hoặc phòng nhân sự tuỳ quy trình của công ty.
- Thông tin của bạn: họ tên, vị trí, bộ phận.
- Nội dung: nói rõ bạn xin chấm dứt hợp đồng lao động.
- Ngày nghỉ dự kiến, tính theo thời hạn báo trước đã xác định ở trên.
- Cam kết bàn giao công việc.
- Lời cảm ơn ngắn và chữ ký.
Lý do nghỉ thì ghi gọn hoặc không cần ghi chi tiết. Câu như “vì lý do cá nhân” hay “vì định hướng nghề nghiệp” là đủ. Bạn không nợ công ty một bản giải trình.
Mẫu đơn tham khảo
Dưới đây là một mẫu giả định. Bạn thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin thật.
Kính gửi [người nhận], [tên công ty].
Tôi là [họ tên], hiện làm [vị trí] tại [bộ phận].
Tôi viết đơn này để xin chấm dứt hợp đồng lao động với công ty. Ngày làm việc cuối cùng của tôi dự kiến là [ngày], theo đúng thời hạn báo trước ghi trong hợp đồng.
Trong thời gian còn lại, tôi sẽ bàn giao đầy đủ công việc và tài liệu cho người được phân công.
Tôi xin cảm ơn công ty và các đồng nghiệp đã hỗ trợ tôi trong thời gian qua.
Trân trọng, [họ tên, chữ ký, ngày viết đơn].
Mẫu này chưa hoàn hảo cho mọi trường hợp. Công ty có biểu mẫu riêng thì dùng biểu mẫu đó, vì nhân sự sẽ xử lý nhanh hơn.
Gửi đơn bằng cách nào
Gửi đúng kênh mà hợp đồng hoặc nội quy yêu cầu. Nhiều nơi nhận đơn giấy có chữ ký. Một số nơi chấp nhận email, nhưng bạn nên xác nhận lại.
Giữ lại bằng chứng đã gửi. Với bản giấy, nhờ người nhận ký xác nhận vào bản của bạn. Với email, lưu thư đã gửi và thư phản hồi. Có bằng chứng ngày nhận thì sau này không ai tranh cãi được ngày bạn báo.
Nếu cần viết email đi kèm, hãy viết sao cho người nhận biết ngay họ phải làm gì. Cách viết email công việc gọn như vậy đã có bài riêng ở site.
Những lỗi hay gặp
Lỗi phổ biến nhất là nộp muộn. Bạn muốn nghỉ cuối tháng nhưng đơn đến tay công ty giữa tháng, thế là ngày nghỉ hợp lệ bị đẩy lùi.
Lỗi thứ hai là viết đơn trong lúc đang bực. Đơn đầy lời trách móc không làm công ty thay đổi, chỉ để lại hồ sơ xấu của bạn. Hãy viết xong rồi để đó một đêm.
Lỗi thứ ba là tự ý nghỉ ngang. Bỏ việc không báo trước dễ kéo theo rắc rối về quyền lợi, kể cả khoản trợ cấp thôi việc nếu bạn đủ điều kiện nhận. Cách tính khoản này có bài riêng trên site.
Còn một lỗi nữa. Nhiều người quên hỏi công ty về ngày nghỉ phép năm chưa dùng, và quên hỏi chốt lương, bảo hiểm. Hãy hỏi nhân sự về những khoản này ngay khi nộp đơn.
Sau khi nộp đơn
Khoảng thời gian báo trước vẫn là thời gian làm việc. Bạn vẫn được trả lương và vẫn phải làm tròn trách nhiệm.
Lập danh sách công việc đang làm. Ghi rõ việc nào đã xong, việc nào dở, tài liệu để ở đâu, ai là đầu mối bên ngoài. Gửi danh sách này cho sếp và người nhận bàn giao.
Trả lại thiết bị, tài khoản, thẻ ra vào đúng hạn. Xoá dữ liệu cá nhân khỏi máy công ty, nhưng đừng xoá dữ liệu công việc.
Cuối cùng, nói lời tạm biệt với đồng nghiệp bằng một tin nhắn ngắn. Giữ liên lạc với vài người bạn thấy hợp. Nghỉ việc êm là cách giữ cánh cửa cũ còn mở.